Pengertian dan Studi Kasus Benchmarking

Salah satu strategi dalam perusahaan/ bisnis dalam memperbaiki sumber daya yang dimiki seperti manajemen, proses dan lain-lain adalah dengan melakukan Benchmarking. Pada dasarnya Benchmarking dilakukan untuk mendapat suatu informasi baru untuk kepentingan organisasi.

A. Pengertian Benchmarking

Benchmarking adalah suatu proses Studi Banding dan mengukur suatu kegiatan perusahaan/organisasi terhadap proses operasi yang terbaik dikelasnya sebagai inspirasi dalam meningkatkan kinerja (performance) perusahaan/organisasi.Selain itu, benchmarking di sebut juga Patok Duga yang dapat mendorong perusahaan/ organisasi untuk menyiapkan suatu dasar untuk membangun rencana operasional praktek terbaik perusahaan dan menganjurkan meningkatkan perbaikan bagi seluruh komponen lingkungan perusahaan/organisasi.

Benchmarking dapat diartikan sebagai metode sistematis untuk mengidentifikasi, memahami, dan secara kreatif mengembangkan proses, produk, layanan, untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

Merurut Gregory H. Watson, Bencmarking adalah pencarian secara berkesinambungan dan penerapan secara nyata praktik-praktik yang lebih baik yang mengarah pada kinerja kompetitif unggul.

B. Tujuan Benchmarking

Penerapan benchmarking mempunyai tujuan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif dengan memperbaiki kinerja usaha, meningkatkan produktivitas, memperbaiki mutu produk dan pelayanan dan sebagainya, dengan menggunakan kinerja pesaing utama atau perusahaan terkenal lainnya sebagai pembanding.

C. Klasifikasi Benchmarking

1. Menurut Subjeknya

a. Benchmarking internal

Benchmarking internal adalah benchmarking yang dilakukan di dalam suatu organisasi. Biasanya dilakukan oleh perusahaan yang memiliki cabang atau anak perusahaan.

b. Benchmarking eksternal

Benchmarking eksternal adalah benchmarking yang dilakukan dengan membandingkan perusahaan sendiri dengan perusahaan lain yang sama atau serupa.

Benchmarking eksternal ini dibagi menjadi dua:

1. Competitive benchmarking, artinya perusahaan sendiri dibandingkan dengan pesaing utama perusahaan.

2. Non-competitive benchmarking, yang terdiri dari dua: 

Functional : membandingkan fungsi yang sama dari organisasi yang berbeda pada berbagai industri. 

Generic : melakukan perbandingan proses bisnis dasar yang cenderung sama pada setiap industri. 

2. Menurut Objek yang ingin diamati 

• Strategic Benchmarking, yaitu Benchmarking yang mengamati bagaimana orang atau organisasi lain mengungguli persaingannya. 
• Process Benchmarking, yaitu Benchmarking yang membandingkan proses-proses kerja. 
• Functional Benchmarking, yaitu Benchmarking yang melakukan perbandingan pada Fungsional kerja tertentu untuk meningkatkan operasional pada fungsional tersebut. 
• Performance Benchmarking, yaitu Benchmarking yang membandingkan kinerja pada produk atau jasa. 
• Product Benchmarking, yaitu Benchmarking yang membandingkan produk pesaing dengan produk sendiri untuk mengetahui letak kekuatan (Strength) dan kelemahan (Weakness) produknya. 
• Financial Benchmarking, yaitu Benchmarking yang membandingkan kekuatan finansial untuk mengetahui daya saingnya. 

D. Manfaat Benchmarking

Ada beberapa manfaat dari penerapan Benchmarking yaitu:

1. Perubahan Budaya

Benchmarking memungkinkan organisasi untuk mengatur realistis, perketat target kinerja baru, dan proses ini membantu meyakinkan masyarakat tentang kredibilitas target ini. Ini membantu orang untuk memahami bahwa ada organisasi lain yang tahu dan melakukan pekerjaan yang lebih baik dari organisasi mereka sendiri.

2. Peningkatan Kinerja

Benchmarking memungkinkan organisasi untuk menentukan kesenjangan tertentu dalam kinerja dan untuk memilih proses untuk meningkatkan. Kesenjangan ini memberikan tujuan dan rencana aksi untuk perbaikan di semua tingkat organisasi dan mempromosikan peningkatan kinerja bagi peserta individu dan kelompok.

3. Sumber Daya Manusia

Benchmarking menyediakan dasar untuk pelatihan. Karyawan mulai melihat kesenjangan antara apa yang mereka lakukan dan apa yang terbaik di kelas lakukan. Menutup kesenjangan poin keluar kebutuhan personil yang akan dilatih untuk mempelajari teknik pemecahan masalah dan perbaikan proses.

Organisasi yang dijadikan patokan untuk mengadaptasi proses agar sesuai dengan kebutuhan dan budaya mereka sendiri. Meskipun sejumlah langkah dalam proses dapat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lain. Enam langkah berikut ini berisi teknik inti:

a. Putuskan apa yang harus dijadikan patokan.

b. Memahami kinerja organisasi Anda.

c. Lakukan perencanaan yang tepat tentang apa, bagaimana dan kapan pembandingan usaha.

d. Studi lain juga (praktek atau sistem yang ingin Anda benchmark)

e. Mengumpulkan data dan belajar dari itu.

f. Gunakan temuan.

E. Proses Benchmarking

Proses benchmarking biasanya terdiri dari enam langkah yaitu:

1. Menentukan Apa yang Akan Di-benchmark

Hampir segala hal dapat di-benchmark: suatu proses lama yang memerlukan perbaikan; suatu permasalahan yang memerlukan solusi; suatu perancangan proses baru; suatu proses yang upaya-upaya perbaikannya selama ini belum berhasil. Perlu dibentuk suatu Tim Peningkatan Mutu yang akan menyelidiki proses dan permasalahannya. Tim ini akan mendefinisikan proses yang menjadi target, batas-batasnya, operasi-operasi yang dicakup dan urutannya, dan masukan (input) serta keluarannya (output).

2. Menentukan Apa yang Akan Diukur

Ukuran atau standar yang dipilih untuk dilakukan benchmark-nya harus yang paling kritis dan besar kontribusinya terhadap perbaikan dan peningkatan mutu. Tim yang bertugas me-review elemen-elemen dalam proses dalam suatu bagan alir dan melakukan diskusi tentang ukuran dan standar yang menjadi fokus. Contoh-contoh ukuran adalah misalnya durasi waktu penyelesaian, waktu penyelesaian untuk setiap elemen kerja, waktu untuk setiap titik pengambilan keputusan, variasi-variasi waktu, jumlah aliran balik atau pengulangan, dan kemungkinan-kemungkinan terjadinya kesalahan pada setiap elemennya. Jika memang ada pihak lain (internal dan eksternal) yang berkepentingan terhadap proses ini maka tuntutan atau kebutuhan (requirements) mereka harus dimasukkan atau diakomodasikan dalam tahap ini.

Tim yang bertugas dapat pula melakukan wawancara dengan pihak yang berkepentingan terhadap proses tersebut (dapat pula dipandang sebagai pelanggan) tentang tuntutan dan kebutuhan mereka dan menghubungkan atau mengkaitkan tuntutan tersebut kepada ukuran dan standar kinerja proses. Tim kemudian menentukan ukuran-ukuran atau standar yang paling kritis yang akan secara signifikan meningkatkan mutu proses dan hasilnya. Juga dipilih informasi seperti apa yang diperlukan dalam proses benchmarking ini dari organisasi lain yang menjadi tujuan benchmarking.

3. Menentukan kepada Siapa akan Dilakukan Benchmark

Tim Peningkatan Mutu kemudian menentukan organisasi yang akan menjadi tujuan benchmarking ini. Pertimbangan yang perlu adalah tentunya memilih organisasi lain tersebut yang memang dipandang mempunyai reputasi baik bahkan terbaik dalam kategori ini.

4. Pengumpulan Data/Kunjungan

Tim Peningkatan Mutu mengumpulkan data tentang ukuran dan yang telah dipilih terhadap organisasi yang akan di-benchmark. Pencarian informasi ini dapat dimulai dengan yang telah dipublikasikan: misalkan hasil-hasil studi, survei pasar, survei pelanggan, jurnal, majalah dan lain-lain. Barangkali juga ada lembaga yang menyediakan bank data tentang benchmarking untuk beberapa aspek dan kategori tertentu. Tim dapat juga merancang dan mengirimkan kuesioner kepada lembaga yang akan di-benchmark, baik itu merupakan satu-satunya cara mendapatkan data dan informasi atau sebagai pendahuluan sebelum nantinya dilakukan kunjungan langsung.

Pada saat kunjungan langsung (site visit), tim benchmarking mengamati proses yang menggunakan ukuran dan standar yang berkaitan dengan data internal yang telah diidentifikasi dan dikumpulkan sebelumnya. Tentu akan lebih baik jika ada beberapa obyek atau proses yang dikunjungi sehingga informasi yang didapat akan lebih lengkap. Asumsi yang perlu diketahui adalah bahwa organisasi atau lembaga yang dikunjungi mempunyai keinginan yang sama untuk mendapatkan informasi yang sejenis dari lembaga yang mengunjunginya yaitu adanya keinginan timbal balik untuk saling mem-benchmark.

Para pelaku benchmarking telah dapat menyimpulkan bahwa kunjungan langsung kepada organisasi dengan praktik terbaik dapat menghasilkan pandangan dan pemahaman yang jauh lebih dalam dibandingkan dengan cara-cara pengumpulan data yang manapun. Kunjungan ini memungkinkan kita untuk secara langsung berhubungan dengan “pemilik proses” yaitu orang-orang yang benar-benar menjalankan atau mengelola proses tersebut.

5. Analisis Data

Tim Peningkatan Mutu kemudian membandingkan data yang diperoleh dari proses yang di-benchmark dengan data proses yang dimiliki (internal) untuk menentukan adanya kesenjangan (gap) di antara mereka. Tentu juga perlu membandingkan situasi kualitatif misalnya tentang sistem, prosedur, organisasi, dan sikap. Tim mengindentifikasi mengapa terjadi kesenjangan (perbedaan) dan apa saja yang dapat dipelajari dari situasi ini. Satu hal yang sangat penting adalah menghindari sikap penolakan; jika memang ada perbedaan yang nyata maka kenyataan itu harus dapat diterima dan kemudian disadari bahwa harus ada hal-hal yang diperbaiki.

6. Merumuskan Tujuan dan Rencana Tindakan

Tim Peningkatan Mutu menentukan target perbaikan terhadap proses. Target-target ini harus dapat dicapai dan realistis dalam pengertian waktu, sumber daya, dan kemampuan yang ada saat ini; juga sebaiknya terukur, spesifik, dan didukung oleh manajemen dan orang-orang yang bekerja dalam proses tersebut. Kemudian tim dapat diperluas dengan melibatkan multidisiplin yang akan memecahkan persoalan dan mengembangkan suatu rencana untuk memantapkan tindakan spesifik yang akan diambil, tahapan-tahapan waktunya, dan siapa-siapa yang harus bertanggung jawab.

Hasil ini akan diserahkan kepada para pelaksana penjaminan mutu (executive) untuk kemudian memantau kemajuan dan mengidentifikasi persoalan-persoalan yang timbul. Ukuran dan standar dievaluasi secara bertahap, barangkali diperlukan penyesuaian-penyesuaian terhadap rencana untuk dapat mengatasi halangan dan persoalan yang muncul. Juga para pelaksana memerlukan umpan balik dari mereka yang berkepentingan terhadap proses dan hasilnya (stakeholders).

Kesenjangan standar mungkin saja tidak dapat dihilangkan karena target organisasi terus saja berkembang dan memperbaiki diri. Yang lebih penting dari semata-mata mengejar kesenjangan adalah menjadikan benchmarking sebagai suatu kebiasaan, yang akan mendorong untuk terus memperbaiki diri. Jika perlu bahkan dapat dibuat atau dibentuk suatu departemen atau divisi tersendiri yang bertanggung jawab melaksanakan benchmarking secara terus menerus (berkelanjutan).

Proses benchmarking ini mempunyai banyak keuntungan. Benchmarking mendorong terciptanya suatu budaya perbaikan terus menerus, menghargai orang lain dan prestasinya dan membangun indera dan intuisi akan pentingnya perbaikan yang dijalankan terus menerus tersebut. Jika suatu jaringan dan kemitraan dalam benchmarking telah terbentuk maka berbagai praktik baik dan terbaik dapat saling dibagi di antara mereka.

STUDI KASUS

A. Bechmarking Samsung terhadap produk Apple (Iphone 4)

Tahun 2013 Samsung mengeluarkan produk baru yaitu Samsung Galaxy ace. Namun, terdapat isu pelanggaran hak paten kepada Samsung karena produknya tersebut dianggap menjiplak produk Apple yaitu Iphone 4 karena terdapat kemiripan disisi keunggulan dan fitur namun disertai harga yang lebih terjangkau.

Benchmarking Samsung terhadap Iphone

Iphone 4 lebih dulu di luncurkan sebelum Samsung galaxy ace, dari pelanggaran paten, pihak pengadilan memang tidak memutuskan bahwa seluruhnya dilanggar oleh Samsung. Beberapa yang tidak dianggap melanggar antara lain adalah bagian desainnya yang jauh berbeda. Banyak pihak juga yang mengatakan bahwa Samsung telah melakukan penjiplakan terhadap produk Apple. Karena memang sudah terbukti Samsung telah melanggar hak paten dan meniru iphone. Disini sudah jelas bahwa Samsung yang melakukan benchmarking (product bechmarking) terhadap iphone. Sehingga keuntungannya, Samsung bisa lebih menguasai pasar karna memiliki harga yang sangat terjangkau oleh kalangan luas.

Hal mengejutkan juga datang dari pemberitaan di Amerika Serikat ditahun 2014, terungkap bahwa Galaxy S4 mampu mengalahkan penjualan iPhone 5. Tentu ini rekor pertama kali Samsung mampu mengalahkan Apple di pasar kandang sendiri. Dikutip dari GSMarena, Samsung menempati posisi teratas pada penjualan Mei 2013 lalu di AS, Bila di AS saja Samsung mampu mengalahkan Apple, bagaimana dengan pasar di Indonesia dan negara-negara Asia lainnya. Itu sangat menguntungkan sekali bagi Samsung.

Kerugian nya untuk iphone mengalami penurunan, dan dapat dikalahkan oleh Samsung. Dari segi harga maupun kecanggihan nya. Sebenanrnya mereka pernah bekerja sama dalam hal LCD, flash memory, dan prosesor dari Samsung, dan Apple merupakan pelanggan terbesar Samsung. Beberapa perangkat penting iPad dan iPhone, diproduksi oleh Samsung.

B. Bechmarking Ford

Ford Taurus yang sangat sukses diperkenalkan sejak permulaan tahun 1980-an juga merupakan hasil dari benchmarking. Ford mula-mula membuat identifikasi 400 ciri dianggap paling penting bagi pembeli mobil di Amerika Serikat, kemudian mengidentifikasi mobil pesaing (sebagian besar mobil Jepang) yang mempunyai ciri-ciri tersebut, dan akhirnya membuat mobil (Taurus) yang mengabungkan ciri-ciri tersebut dengan harga yang kompetitif dengan meniru metode produksi yang dilakukan pesaingnya.

Taurus yang didesain ulang pada tahun 1992, sekali lagi didasarkan pada Benchmarking. Pegangan pintu dan bensin irit Ford merupakan hasil benchmarking dari Chevy Lumina, lampu depan halogen dan roda miring hasil benchmarking dengan Honda Accord, bola lampu belakang yang mudah diganti dan control jendela hasil benchmarking dengan Nissan’s Maxima, dan control radio jarak jauh hasil benchmarking dari Pontiac Grand Prix.

C. Benchmarking yang dilakukan Honda (Beat) terhadap Yamaha (Mio)

Yamaha mio adalah pelopor motor jenis matik di Indonesia yang mulanya diperuntukan untuk wanita. Karena produknya yang sangat populer disertai permintaan yang sangat tinggi, tidak lama kemudian Honda melakukan benchmarking lalu meluncurkan Honda Beat dengan jenis yang sama namun memiliki keunggulan yang berbeda. Hingga saat ini Honda Beat mampu menyaingi penjualan Yamaha mio.

PENUTUP

A. Kesimpulan

Bechmarking penting dilakukan guna mengetahui kekuatan dan kelemahan yang ada dalam perusahaan dalam berbagai aspek dengan cara membandingkannya dengan internal perusahaan (cabang/bagian lain) atau perusahaan lain dalam industri serupa/pesaing.

Benchmarking harus melibatkan penelitian dan pemahaman tentang prosedur kerja internal sendiri, kemudian mencari ”praktik terbaik” pada organisasi atau lembaga lain, kemudian mencocokkannya dengan yang telah diidentifikasi dan akhirnya mengadaptasi praktik-praktik itu dalam organisasinya sendiri untuk meningkatkan kinerjanya. Pada dasarnya, benchmarking adalah suatu cara belajar dari orang (organisasi) lain secara sistematis demi memperbaiki kelemahan dan memperkuat/ mempertahankan kekuatan yang ada atau mendapatkan strategi baru yang diadaptasi dari orang/organisasi lain tersebut.

Contoh penerapan benchmarking yang berhasil adalah yang dilakukan Samsung terhadap Apple ditahun 2013, dimana Samsung dengan produknya Samsung Galaxy ace mampu mengalahkan penjualan iphone 4 dan iphone 5. Yang dilakukan Samsung adalah meniru fitur-fitur yang ada dalam produk Apple namun mengatasi kelemahannya yaitu membuat produk yang lebih terjangkau. Namun dampak negative yang diperoleh Samsung dalam melakukan bechmarking ini adalah mendapat isu pelanggaran hak paten karena Samsung meniru produk Apple terlalu persis.

B. Saran

Dalam melakukan bechmarking hendaknya suatu perusahaan tetap berpegang teguh terhadap visi, misi, tujuannya sendiri serta mempertahankan ciri khas yang ada. Selain itu dalam meniru sesuatu jangan terlalu mirip, yang berdampak perusahaan tersebut mendapat pelanggaran hak paten atau plagiat.

DOWNLOAD .DOC

UsersCloud DailyUploads DepositFiles

DOWNLOAD .PDF

UsersCloud DailyUploads DepositFiles